Powiatowy Urząd Pracy we Wrześni zaprasza do składania ofert cenowych na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym w 2022 roku.
 

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym
   dla Powiatowego Urzędu Pracy we Wrześni, ul. Wojska Polskiego 2, 62 – 300 Września w zakresie przyjmowania, sortowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich zwrotów po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy świadczonych przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku zgodnie
   z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t. j. Dz. U. z 2020 poz. 1041).
2. Data realizacji umowy od 03.01.2022 roku do 31.12.2022 roku.
3. Przez przesyłki będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe rejestrowane i nierejestrowane o następujących cechach:
   1. przesyłki listowe nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii (przesyłki zwykłe ekonomiczne),
   2. przesyłki listowe rejestrowane, nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem (przesyłki polecone ekonomiczne),
   3. przesyłki listowe rejestrowane najszybszej kategorii przemieszczane i doręczane
      w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem (przesyłki polecone priorytetowe),
   4. przesyłki listowe rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii za pokwitowaniem przyjęcia i doręczone za pokwitowaniem odbioru – ZPO (polecone),
   5. przesyłki listowe rejestrowane najszybszej kategorii za pokwitowaniem przyjęcia
      i doręczone za pokwitowaniem odbioru – ZPO (polecone priorytetowe).

Rozmiary przesyłek listowych:
Format S to przesyłki: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż
90 x 140 mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm.
Format M to przesyłki: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż
90 x 140 mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm.
Format L to przesyłki minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż
90 x 140 mm, maksimum suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.
Ustala się tolerancję wszystkich wymiarów +/- 2mm.

4. Zamawiający informuje, że w ramach przedmiotu zamówienia nadawane będą przesyłki rejestrowane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) spełniające wymogi procedury Kodeksu postępowania administracyjnego i kodeksu postępowania cywilnego. Około 70% wszystkich wskazanych w załączniku nr 2 do zaproszenia przesyłek rejestrowanych to przesyłki z pismami, których doręczenie musi odbywać się na zasadach określonych
   w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego. Wykonawca zobowiązany będzie w przypadku tych przesyłek przestrzegać wskaźników czasu przebiegu przesyłek pocztowych w obrocie krajowym określonych
   w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r.
   w sprawie warunków wykonania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego. Ponadto Wykonawca zobowiązany będzie doręczać te przesyłki z zachowaniem terminów
   i w trybach określonych w przepisach:

1. ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego;
2. ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego.

5. W ramach realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego Zamawiający będzie mógł zlecać nadanie przesyłek również w kategoriach, które nie są wyszczególnione
   w formularzu ofertowym, a są świadczone przez Wykonawcę zgodnie z jego regulaminem świadczenia usług pocztowych, w oparciu o przepisy Prawo pocztowe oraz międzynarodowe przepisy pocztowe. W takiej sytuacji podstawą rozliczenia będą ceny zawarte w cenniku usług pocztowych obowiązującym w dacie odbioru i nadania przesyłek przez Wykonawcę.
6. Do przesyłek nadawanych we wszystkich trybach specjalnych, w druki potwierdzenia odbioru zgodnych z wzorem obowiązującym u Wykonawcy, Zamawiający będzie się zaopatrywał samodzielnie.
7. W pozostałych przesyłkach Zamawiający będzie korzystał z potwierdzeń odbioru Wykonawcy bez dodatkowych kosztów. Wykonawca zobowiązany będzie dostarczać druki potwierdzenia odbioru, o których mowa w niniejszym punkcie według potrzeb Zamawiającego.
8. Wykonawca zobowiązany będzie doręczać do siedziby Zamawiającego pokwitowanie odbioru przesyłki potwierdzone przez jej adresata lub inną uprawnioną osobę, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie adresatowi przesyłki w formie pisemnej o próbie doręczenia przesyłki rejestrowanej (awizo) wraz z informacją, gdzie
   i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie, Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie
   o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu. W przypadku przesyłek,
   o których mowa w punkcie 4 Wykonawca zobowiązany jest do dokładnego, zgodnego
   ze stanem faktycznym wypisania zwrotnego potwierdzenia odbioru.
9. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki listowe przyjęte do przemieszczania
   i doręczania w dniu następnym jednak nie później niż w 4 dniu po dniu nadania
   w przypadku przesyłki listowej najszybszej kategorii, natomiast w przypadku przesyłek nie będących przesyłkami najszybszej kategorii w dniu następnym jednak nie później niż w 6 dniu po dniu nadania. Do czasu przebiegu przesyłek pocztowych nie wlicza się dni ustawowo wolnych od pracy oraz sobót.
10. Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć przesyłki listowe do każdego miejsca
    w kraju na adres odbiorcy wskazany na opakowaniu (kopercie).
11. Zamawiający do każdej wysyłki zobowiązuje się prowadzić zestawienie nadanych wysyłek w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego,
    z których oryginał przeznaczony będzie dla Wykonawcy.
12. Zestawienie nadanych wysyłek stanowić będzie także dowód potwierdzający moment odbioru przez Wykonawcę przesyłek listowych od Zamawiającego. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za stan przesyłek z chwilą wydania ich przez Zamawiającego przedstawicielowi Wykonawcy.
13. Zamawiający zobowiązuje się w sposób trwały i czytelny umieszczać na opakowaniu przesyłek listowych informację o nadawcy, adresacie, potwierdzenie wniesienia opłaty za usługę pocztową w formie napisu, nadruku, lub odcisku pieczęci o treści ustalonej
    z Wykonawcą, informację czy przesyłka jest polecona, priorytetowa lub ZPO.
14. Wszelkie inne dodatkowe oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych, które są niezbędne dla Wykonawcy (np. numer identyfikujący przesyłkę, kody kreskowe) Wykonawca musi nanosić i zapewnić we własnym zakresie.
15. Zamawiający będzie nadawał przesyłki listowe we własnym imieniu i tylko on może figurować jako nadawca przesyłki, nie dopuszcza się sytuacji, w której inny podmiot będzie nadawał przesyłki w imieniu i na rzecz Zamawiającego i w wyniku czego będzie figurował na dowodzie nadania.
16. Przesyłki listowe wysyłane będą przez pracowników Zamawiającego z danej placówki pocztowej Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest do wpisania w formularzu ofertowym (załącznik nr 2 do Zaproszenia do złożenia oferty) dokładnej nazwy placówki pocztowej oraz adresu placówki, z której Zamawiający będzie mógł nadawać przesyłki listowe.
17. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. Wszelkie ewentualne nieprawidłowości będą wyjaśnione na bieżąco przez pracowników Wykonawcy lub Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość przesunięcia nadania przesyłek na dzień następny, w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek (np.: nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów do dokumentacji nadawczych
    z opisami na przesyłkach, brak znaków opłaty) i braku możliwości ich wyjaśnienia
    z przedstawicielem Zamawiającego lub usunięcia w dniu ich odbioru.
18. Zwroty przesyłek listowych rejestrowanych Wykonawca zobowiązany będzie niezwłocznie doręczać do siedziby Zamawiającego (adres określony w punkcie 1 niniejszego opisu przedmiotu zamówienia) między godziną 08:30 a 14:00.
19. Wykonawca zobowiązany będzie sporządzać zestawienie zwrotu przesyłek do siedziby Zamawiającego (wg wzoru określonego przez strony) w dwóch egzemplarzach, oryginał przeznaczony będzie dla Wykonawcy, a kopia dla Zamawiającego stanowić będzie potwierdzenie odbioru przesyłek.
20. Do przesyłek listowych Zamawiający będzie używał własnych opakowań (kopert).
21. Zamawiający nie wyraża zgody, aby Wykonawca dokonywał przepakowania przesyłek
    z opakowania nadawcy na własne za wyjątkiem uszkodzenia przesyłki po jej odebraniu od Zamawiającego. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest odpowiednio zabezpieczyć przesyłkę oraz nanieść adnotację o tym fakcie wraz z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia.
22. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się miesiąc kalendarzowy.
23. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane przez Zamawiającego, w tym zwrócone do Zamawiającego z powodu niemożliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym i potwierdzona na podstawie formularzy nadawczych i oddawczych.
24. Należności za świadczenie usług pocztowych uiszczane będą przez Zamawiającego
    po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego.
25. Należności wynikające z faktur Zamawiający regulować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie do 21 dni od daty wystawienia
    faktury VAT.
26. Za dzień zapłaty Zamawiający przyjmuje dzień wpływu środków na rachunek bankowy Wykonawcy.
27. Ilości przesyłek wskazanych w załączniku nr 2 do Zaproszenia do złożenia oferty są wielkościami orientacyjnymi określonymi na podstawie wysyłek z ostatnich 12 miesięcy z uwzględnieniem możliwych zmian ilościowych. Zamawiający zastrzega, że rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzu ofertowym. Wykonawcy nie będzie przysługiwało roszczenie o wykonanie ilości przesyłek określonych w formularzu ofertowym, ponieważ są to tylko ilości szacunkowe.
28. Cena oraz ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę nie będą podlegały zmianom przez okres realizacji zamówienia za wyjątkiem zmiany przepisów o podatku od towarów i usług (VAT) na usługi pocztowe w wyniku czego zmianie ulegną ceny jednostkowe przesyłek.
29. Zamawiający dopuszcza możliwość załączenia do umowy:

1. regulaminu Wykonawcy dotyczącego świadczenia usług pocztowych z zastrzeżeniem, że zawarte w nim zapisy nie będą nakładać na Zamawiającego dodatkowych opłat, obowiązków oraz zawężać odpowiedzialność Wykonawcy z tytuły niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. W przypadku sprzeczności między zapisami opisu przedmiotu zamówienia lub umową a zapisami w regulaminie Wykonawcy, obowiązują zapisy opisu przedmiotu zamówienia i umowy,
2. cennika na przesyłki pocztowe, o których mowa w punkcie 5 opisu przedmiotu zamówienia.

30. Ofertę należy złożyć wypełniając formularz ofertowy zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia.
31. Kompletna oferta musi być złożona lub przesłana na adres:

Powiatowy Urząd Pracy
ul. Wojska Polskiego 2
62-300 Września
w terminie do 14 grudnia 2021 r. do godz. 14³⁰.

32. Oferty złożone po terminie i niekompletne nie będą rozpatrywane.
33. Dodatkowych wyjaśnień udzieli Anna Lider, tel. (061) 640-35-53, e-mail: anna.lider@pupwrzesnia.pl.

           
 
   
       
 
Załączniki:

1. Formularz ofertowy
2. Wzór umowy
3. Klauzula informacyjna